Checklists de abertura e fechamento
Duas listas curtas que tiram da sua cabeça o que se repete todo dia.
Escreva sua lista de abertura e de fechamento, com até 10 itens cada, e cole onde você vai ver.
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O primeiro cliente do dia já está na cadeira e você descobre que a lâmina acabou. Ou que a toalha ficou molhada desde ontem. Ou chega em casa e não lembra se desligou o ar. Não é falta de capricho. É depender da memória para coisa que se repete todo dia.
A sua cabeça tem coisa melhor para fazer do que lembrar de conferir o álcool. O que se repete do mesmo jeito vai para uma lista. Assim sobra atenção para quem está na cadeira.
Um exemplo de lista de abertura numa barbearia.
Máquinas carregadas e lâminas limpas.
Toalhas e capas separadas.
Estoque do dia: lâmina, pomada, álcool. O que está no fim vai para a lista de compras.
Agenda do dia conferida.
Pix e maquininha testados antes do primeiro cliente.
E a de fechamento.
Quanto entrou no dia, anotado.
Máquinas limpas e já no carregador para amanhã.
Toalhas separadas para lavar.
Agenda de amanhã conferida, com os lembretes enviados.
Luz, ar e porta. O item mais bobo, e o que mais tira o sono.
No pet shop entram o soprador e as fichas dos pets do dia. Na esmalteria, a esterilização e a cabine. No hotel pet, a ronda das baias, a água e a comida. O formato é o mesmo.
Lista com trinta itens ninguém lê. Lista na gaveta ninguém vê. Deixe em até dez itens, cole no espelho, na porta do armário ou fixe no celular. E mude sempre que algo falhar.
O checklist nasce dos tropeços. Faltou lâmina na frente do cliente? Isso vira item. Em um mês, a lista cobre quase tudo o que costumava dar errado.
Para montar o seu: anote o que você faz ao abrir, anote o que faz ao fechar, corte o que é óbvio até ficar com dez itens em cada lista e cole no lugar onde você vai estar nessas horas.
Sua tarefa: escreva hoje as duas listas, com até dez itens cada, e cole onde você vai estar amanhã cedo. Bora?
Checklists de rotina e RACI simplificada
Copie, corte o que não serve para o seu negócio e cole onde você vai estar na hora de abrir e fechar. A RACI serve quando há mais alguém envolvido, nem que seja o contador.
Checklist de abertura (adapte ao seu serviço)
- Equipamentos ligados ou carregados: máquina, secador, soprador, cabine UV.
- Material limpo e esterilizado no lugar.
- Toalhas, capas e descartáveis separados para o dia.
- Estoque do dia conferido: o que acabou vai para a lista de compras.
- Agenda do dia conferida e horários confirmados.
- Pix e maquininha funcionando.
- Hotel pet: ronda das baias, água e comida conferidas.
Checklist de fechamento
- Caixa do dia anotado: quanto entrou e por qual meio.
- Equipamentos limpos e no carregador.
- Toalhas para lavar, lixo para fora.
- Agenda de amanhã conferida e lembretes enviados.
- Fichas atualizadas (pet, cliente, hóspede).
- Luz, ar, água e porta.
Padrão do atendimento, do primeiro oi ao pós
- Primeiro contato: resposta com preço, o que inclui e duas opções de horário.
- Marcação: confirmar dia, hora, endereço e, se usar, o sinal por Pix.
- Véspera: lembrete com opção de remarcar.
- No dia: receber no horário, combinar o resultado antes de começar.
- Pós: mensagem no dia seguinte e lembrete de retorno na hora certa.
Ciclo de teste (PDCA) em uma folha
- Planejar: qual o problema, qual a meta com número e prazo, o que vou mudar.
- Fazer: testar em pequeno, num dia, num serviço ou com poucos clientes.
- Checar: comparar o número com a meta.
- Agir: deu certo, vira padrão escrito. Não deu, ajusta e testa de novo.
- Uma mudança por vez, para saber o que funcionou.
RACI simplificada: monte a sua
- Linhas: as 5 a 10 tarefas que mais dão confusão.
- Colunas: você, ajudante, contador, ferramenta automática.
- R: quem executa. A: quem decide e responde pelo resultado.
- C: quem é ouvido antes. I: quem fica sabendo depois.
- Regra: toda tarefa tem um R e só um A.
- Exemplo: pedir produtos. Dono A, ajudante R.
- Exemplo: emitir nota e pagar o DAS. Dono R e A, contador C.
O que dá para automatizar
- Responder preço, endereço e horários livres.
- Confirmar e lembrar o horário na véspera.
- Cobrar o sinal por Pix.
- Pedir avaliação e lembrar do retorno.
- Fica com você: reclamação, negociação, cliente chateado.