O que fazer primeiro quando tudo é urgente
Três perguntas e uma multiplicação para decidir o que entra na semana e o que pode esperar.
Liste suas pendências, dê as notas G, U e T de 1 a 5 e escolha as 3 maiores para esta semana.
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Segunda de manhã, antes do primeiro cliente. A máquina de corte falhando, o Instagram parado há três semanas, o fornecedor que não entregou a pomada, o preço que você quer subir desde o ano passado. Tudo parece urgente. Aí você resolve o que grita mais alto, e o importante fica para depois. De novo.
O problema não é falta de esforço. É que, sem critério, você escolhe pelo que incomoda na hora, não pelo que causa mais estrago.
Para cada coisa da lista, faça três perguntas e dê uma nota de 1 a 5.
Gravidade: se isso não for resolvido, qual o tamanho do estrago? Perder cliente ou dinheiro é grave. Prateleira bagunçada, nem tanto.
Urgência: quanto tempo você tem até isso estourar? É para hoje ou dá para esperar o mês que vem?
Tendência: se ninguém mexer, isso piora, fica igual ou melhora sozinho?
Isso tem nome: matriz GUT. Você multiplica as três notas, e o resultado vai de 1 a 125. Quanto maior o número, mais cedo aquilo entra na sua semana.
Um exemplo numa barbearia, com notas só para ilustrar. Demorar para responder no WhatsApp dá 80: o cliente marca com outro, é para agora e piora quando o movimento sobe. A máquina falhando dá 60. O reajuste, 24. A fachada, 4. Sem a conta, o sábado ia todo para a pintura.
Três cuidados.
Se tudo tira nota máxima, a matriz não separa nada.
Na dúvida, pergunte: isso é mais grave que aquilo? A primeira impressão costuma servir.
Pendência que leva cinco minutos não precisa de nota. Resolva e risque.
Agora o passo a passo.
Escreva tudo o que está pendente, sem filtro, num papel ou no celular.
Dê as três notas para cada item, sem pensar demais.
Multiplique e coloque em ordem, do maior para o menor.
Pegue as três primeiras e escreva um dia da semana ao lado de cada uma. O resto espera, e tudo bem.
As notas mudam. Uma pendência que hoje dá 20 pode virar 80 daqui a um mês, se a tendência for de piora. Por isso a lista é refeita todo mês.
Sua tarefa de hoje: liste tudo o que está pendente, dê as três notas, multiplique e escolha as três primeiras para esta semana. Leva uns quinze minutos. Bora?
Quadro Kanban e plano 5W2H de uma página
Use o quadro para ver todas as pendências num lugar só e a folha 5W2H quando uma delas precisar virar plano. Imprima ou copie para o celular.
Passo 1: dê prioridade (GUT)
- Escreva todas as pendências numa lista, sem filtro.
- Gravidade de 1 a 5: qual o estrago se não resolver?
- Urgência de 1 a 5: quanto tempo até estourar?
- Tendência de 1 a 5: piora se ninguém mexer?
- Multiplique as três notas e ordene do maior para o menor.
- Coisa de 5 minutos não leva nota: faça na hora e risque.
- Refaça as notas uma vez por mês.
Passo 2: monte o quadro Kanban
- Coluna 1, A fazer: um post-it ou cartão por tarefa.
- Coluna 2, Fazendo: no máximo 3 cartões ao mesmo tempo.
- Coluna 3, Feito: o que terminou na semana.
- Opcional: coluna Aguardando, para o que depende de outra pessoa.
- Em cada cartão: a tarefa, o prazo e, se tiver ajudante, quem faz.
- Lugar: porta, parede, quadro branco ou app gratuito que você veja todo dia.
Regras do quadro
- Tarefa nova vai para o quadro na hora, não fica na cabeça.
- Só puxe um cartão para Fazendo quando outro for para Feito.
- Toda segunda, 5 minutos: olhe o quadro e escolha o que puxar.
- No fim do mês, limpe a coluna Feito e veja o que andou.
Passo 3: plano 5W2H (preencha uma folha por ideia)
- O quê: a ação, numa frase.
- Por quê: o motivo, de preferência com um número.
- Onde: onde vai acontecer (loja, WhatsApp, Instagram, bairro).
- Quando: data de início e data para conferir o resultado.
- Quem: uma pessoa com nome, nunca a gente.
- Como: passos pequenos, que dá para começar amanhã.
- Quanto: custo em reais. Se não custa nada, escreva zero.
- Atalho para ação simples: responda só o quê, quem e quando.
Exemplo preenchido (hotel pet, valores ilustrativos)
- O quê: abrir as reservas de dezembro com sinal.
- Por quê: no ano passado, cerca de R$ 2.000 em diárias canceladas na véspera.
- Onde: WhatsApp e Instagram.
- Quando: começar até 15 de outubro e conferir em 30 de novembro.
- Quem: a dona.
- Como: mensagem para os tutores da lista e sinal de 30% por Pix.
- Quanto: R$ 0, só o tempo.