Quem faz o quê e o que automatizar
Uma tabela simples que acaba com o achei que era você e mostra o que pode sair das suas mãos.
Liste as 5 tarefas que mais dão confusão e marque quem é o R e o A de cada uma.
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Achei que você tinha pedido a pomada. Pensei que o cliente das cinco já estava confirmado. Mesmo sendo só você e um ajudante, ou você e o contador, as tarefas caem no chão justamente porque todo mundo faz um pouco de tudo.
Quando não está claro quem faz, cada um acha que o outro fez. E quando está tudo com você, você vira o gargalo de qualquer decisão.
Existe uma tabela simples para isso, e ela tem nome: RACI. Cada letra é um papel que alguém pode ter numa tarefa.
São quatro.
R é o responsável: quem põe a mão na massa.
A é quem aprova e responde pelo resultado. Só um por tarefa.
C é quem precisa ser consultado antes.
I é quem só precisa ser informado depois.
Um exemplo numa barbearia. O ajudante pede os produtos e confirma os horários, e o dono decide. Nota e imposto ficam com o dono, que consulta o contador. Reajuste é decisão do dono, ouvindo os dois antes.
Duas regras. Tarefa sem R ninguém faz. E se a coluna do dono está cheia de A até para coisa pequena, é hora de soltar algumas decisões.
Agora olhe a coluna do R. Algumas tarefas não precisam de pessoa nenhuma.
Responder quanto custa e quais horários estão livres.
Confirmar o horário e lembrar o cliente na véspera.
Cobrar o sinal por Pix na hora de marcar.
Pedir avaliação no dia seguinte.
Um assistente de WhatsApp com agenda, como o Gestia, pode fazer essas quatro. Reclamação, negociação e cliente chateado continuam com você.
Sua tarefa: liste as cinco tarefas que mais geram achei que era você e marque quem é o R e quem é o A de cada uma. Até a próxima.
Checklists de rotina e RACI simplificada
Copie, corte o que não serve para o seu negócio e cole onde você vai estar na hora de abrir e fechar. A RACI serve quando há mais alguém envolvido, nem que seja o contador.
Checklist de abertura (adapte ao seu serviço)
- Equipamentos ligados ou carregados: máquina, secador, soprador, cabine UV.
- Material limpo e esterilizado no lugar.
- Toalhas, capas e descartáveis separados para o dia.
- Estoque do dia conferido: o que acabou vai para a lista de compras.
- Agenda do dia conferida e horários confirmados.
- Pix e maquininha funcionando.
- Hotel pet: ronda das baias, água e comida conferidas.
Checklist de fechamento
- Caixa do dia anotado: quanto entrou e por qual meio.
- Equipamentos limpos e no carregador.
- Toalhas para lavar, lixo para fora.
- Agenda de amanhã conferida e lembretes enviados.
- Fichas atualizadas (pet, cliente, hóspede).
- Luz, ar, água e porta.
Padrão do atendimento, do primeiro oi ao pós
- Primeiro contato: resposta com preço, o que inclui e duas opções de horário.
- Marcação: confirmar dia, hora, endereço e, se usar, o sinal por Pix.
- Véspera: lembrete com opção de remarcar.
- No dia: receber no horário, combinar o resultado antes de começar.
- Pós: mensagem no dia seguinte e lembrete de retorno na hora certa.
Ciclo de teste (PDCA) em uma folha
- Planejar: qual o problema, qual a meta com número e prazo, o que vou mudar.
- Fazer: testar em pequeno, num dia, num serviço ou com poucos clientes.
- Checar: comparar o número com a meta.
- Agir: deu certo, vira padrão escrito. Não deu, ajusta e testa de novo.
- Uma mudança por vez, para saber o que funcionou.
RACI simplificada: monte a sua
- Linhas: as 5 a 10 tarefas que mais dão confusão.
- Colunas: você, ajudante, contador, ferramenta automática.
- R: quem executa. A: quem decide e responde pelo resultado.
- C: quem é ouvido antes. I: quem fica sabendo depois.
- Regra: toda tarefa tem um R e só um A.
- Exemplo: pedir produtos. Dono A, ajudante R.
- Exemplo: emitir nota e pagar o DAS. Dono R e A, contador C.
O que dá para automatizar
- Responder preço, endereço e horários livres.
- Confirmar e lembrar o horário na véspera.
- Cobrar o sinal por Pix.
- Pedir avaliação e lembrar do retorno.
- Fica com você: reclamação, negociação, cliente chateado.